Introduction
Vous aussi, votre boîte mail ressemble à une zone de guerre numérique ? Entre les « RE: RE: RE: FW: » interminables, les nouveaux emails avec pour seul objet « Bonjour » et les collègues qui lancent une nouvelle conversation pour répondre à une ancienne, il est temps de souffler.
Cette surcharge informationnelle et ce manque de rigueur ne sont pas une fatalité. Ils puisent leur origine dans un oubli collectif : la netiquette. Contraction de « net » (internet) et « étiquette », c’est le code de conduite informel qui régit les communications en ligne.
Adopter une bonne netiquette, ce n’est pas être pointilleux. C’est faire preuve de respect pour le temps et l’énergie mentale de vos contacts. C’est aussi un formidable outil pour gagner en efficacité et en clarté.
Voici donc un rappel des principes fondamentaux à appliquer au quotidien.
L’objet de l’email : votre première impression (et la plus importante)
Un email sans objet clair est comme un livre sans titre : il a de fortes chances d’être ignoré, reporté ou perdu.
- À bannir : « Coucou », « Question », « Demande », « Urgent !! » (sauf si c’est vraiment urgent).
- À faire : Soignez votre objet comme votre signature. Il doit être concis, précis et actionnable.
- Exemple médiocre : Réunion
- Exemple excellent : [PROJET X] – Compte-rendu de réunion du 16/09 & Plan d’action
- Si une action est requise, précisez-le : [À VALIDER] Présentation client du 20/09
- Si la discussion change de sujet dans un long thread, n’hésitez pas à modifier l’objet ou à relancer avec un nouveau mail.
Répondre vs. nouveau mail : gardez le contexte !
C’est un classique et l’une des plus grandes sources de frustration.
- Ne faites jamais ça : Démarrer un nouvel email pour répondre à une conversation existante. Vous effacez d’un coup tout l’historique, le contexte, les pièces jointes et les autres participants. Vous forcez votre contact à faire des allers-retours entre les mails pour reconstituer le puzzle.
- La règle d’or : Utilisez systématiquement le bouton « Répondre » ou « Répondre à tous » (avec parcimonie pour ce dernier !) pour conserver le fil de la discussion. Cela permet à tout le monde de savoir de quoi il s’agit instantanément.
Le corps du message : clair, concis, structuré
Votre contact reçoit des centaines de mails. Facilitez-lui la tâche.
- Soyez bref : Allez à l’essentiel. Les pavés découragent la lecture.
- Aérez votre texte : Utilisez des paragraphes courts et des listes à puces pour une lecture scannable.
- Au lieu de : « Bonjour, j’ai bien reçu le document, merci. J’ai quelques commentaires. D’abord, sur la page 2, il faudrait revoir le chiffre en bas. Ensuite, l’introduction me semble trop longue. Et enfin, pouvez-vous ajouter une conclusion ? »
- Écrivez : « Bonjour, Merci pour l’envoi. Voici mes retours :
- Page 2 : Le chiffre en bas de page est à revoir.
- Introduction : À raccourcir.
- Conclusion : Pourriez-vous en ajouter une ?
- Merci ! »
- Contextualisez votre réponse : Lorsque vous répondez à un point précis dans un long email, citez la phrase concernée ou répondez point par point en haut du message (au-dessus l’historique).
Les pièces jointes et les destinataires
- Pièces jointes : Mentionnez toujours explicitement dans le corps du message que vous avez joint un fichier. Vérifiez que vous l’avez bien attaché. Rien de pire qu’un mail qui dit « Voici le document » sans le document.
- À, Cc, Cci : Utilisez ces champs à bon escient.
- À : Destinataires directs, ceux qui doivent agir.
- Cc (Copie) : Personnes qui ont besoin d’être informées mais dont aucune action n’est requise.
- Cci (Copie cachée) : Pour envoyer une copie à une personne sans que les autres le sachent. À utiliser avec discrétion, surtout pour des envois groupés afin de protéger les adresses mail de chacun.
Conclusion : la Netiquette, une question de respect
Au-delà de simples « astuces », la netiquette est une philosophie. Elle consiste à penser à la personne qui est de l’autre côté de l’écran.
Prendre quelques secondes supplémentaires pour rédiger un objet clair, utiliser la fonction « répondre » ou structurer son message, c’est dire à son interlocuteur : « Je respecte votre temps et votre charge mentale. »
Et ça, dans un monde professionnel saturé d’informations, c’est une marque de considération qui fait toute la différence.
Et vous, quel est votre « pêché mignon » en matière de netiquette ? Ou votre plus grande frustration ? Partagez vos expériences en commentaire !
The Hat Coder