Si vous souhaitez voir votre entreprise prospérer, vous devez gérer votre comptabilité de manière optimale. Une bonne comptabilité vous permet par ailleurs de vous conformer aux différentes obligations comptables, mais aussi de suivre votre situation financière. En optant pour un logiciel comptable, non seulement vous facilitez la gestion de votre comptabilité, mais vous réduisez également vos dépenses de gestion. Néanmoins, face aux nombreuses propositions que le gérant d’entreprise retrouve en ligne, ce dernier a souvent du mal à choisir son logiciel comptable. Tout de suite, découvrez à travers les lignes qui suivent tout ce qu’il faut savoir pour mieux orienter son choix.
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Connaître ses obligations en matières comptables pour mieux choisir son logiciel
Choisir son logiciel de comptabilité sans connaître ses engagements comptables revient à tâtonner sur un chemin glissant. Vous devez en effet trouver un logiciel qui convient à vos obligations.
La tenue des documents comptables
C’est l’une des premières obligations du gérant d’entreprise. En effet, il est obligé de tenir le journal comptable ainsi que le grand livre comptable. Ces documents serviront à répertorier les achats et les ventes de l’entreprise. Il devra en outre tenir les comptes annuels. Ces comptes sont constitués du compte de résultat, du bilan comptable ainsi que de l’annexe explicative.
Préserver les pièces justificatives
Tout document pouvant servir à prouver les informations enregistrées dans les comptes doit être conservé par les dirigeants d’entreprise. Il peut s’agir des différentes factures d’achats par exemple ou de toute autre pièce justifiant une vente. La préservation et le rassemblement de ces documents figurent parmi les obligations comptables d’une entreprise. Pour faciliter l’exécution de cette obligation, l’utilisation d’un logiciel se montre extrêmement efficace.
Déposer les comptes annuels
Avant de déposer les comptes au greffe du tribunal de commerce, le gérant doit faire en sorte qu’ils soient approuvés par les associés pendant une assemblée générale.
Des obligations comptables pour chaque régime d’imposition
Si votre entreprise est soumise aux BIC (bénéfices industriels et commerciaux), à l’impôt sur les sociétés ou au régime réel normal d’imposition, vous devez tenir une comptabilité d’engagement si vous ne voulez pas vous exposer à de lourdes sanctions. C’est-à-dire un enregistrement de vos dettes et de vos créances. Vous devrez le faire aussi longtemps que durera l’exercice de vos activités. Généralement, les obligations comptables des entreprises sont unifiées. Par conséquent, une SARL aura les mêmes obligations comptables qu’une SAS par exemple. À noter également que les entreprises individuelles auront les mêmes obligations comptables que les sociétés commerciales.
Face à ces obligations comptables, les dirigeants d’entreprise font appel à des experts comptables. Pour alléger les honoraires de ce professionnel, il est conseillé d’utiliser un logiciel de comptabilité. Effectivement, ce dernier pour se charger de certaines tâches à sa place. Mais en plus, certains logiciels vous permettent de ne plus avoir recours à un expert-comptable.
Découvrir les types de logiciels
La raison d’être de votre logiciel sera de vous aider à gérer plus aisément votre entreprise. Ce, en facilitant vos obligations comptables. Avant de jeter votre dévolu sur un logiciel, vous devrez savoir de quel type de logiciel il s’agit.
Un logiciel comptable « On-premise »
Il s’agit d’un outil qui sera intégré au système informatique de votre bureau. De fait, vous aurez accès à vos données comptables uniquement en étant sur votre lieu de travail. Par conséquent, ce type de logiciel convient mieux aux chefs d’entreprise qui n’ont pas besoin de suivre 24 heures sur 24 leur comptabilité. Ce type de logiciel sécurise vos données de manière optimale, dans le sens où vos données seront sauvegardées par vos soins.
Le logiciel comptable « Online »
Ce type de logiciel vous permet d’accéder à vos données comptables à toute heure et à tout moment. Là où vous avez accès à internet, vous pouvez gérer votre comptabilité. Et ce, depuis votre smartphone, votre tablette ou votre ordinateur personnel.
En choisissant ce type de logiciel, vous confiez vos données comptables à l’éditeur. Ce dernier se chargera alors de les stocker dans ses propres serveurs. Outre les différents services d’assistance par téléphone ou par mail, les mises à jour automatiques et l’absence des frais d’infrastructure attirent de plus en plus d’entrepreneurs.
Les logiciels de précomptabilité
Ce type de logiciel a plus de succès au niveau des TPE. Et pour cause, ces logiciels dits « de précomptabilité » ne proposent que la comptabilité de base. Autrement dit, ils vous permettent tout simplement de faire le suivi de vos dépenses, de gérer vos factures et de générer vos écritures comptables. N’en demandant pas davantage, les formes juridiques que nous venons de citer tirent de nombreux profits d’un logiciel facile à utiliser et ne disposant pas de nombreuses fonctionnalités, qui au fond, ne leur serviront à rien. Il faudra cependant se méfier du fait que ce type de logiciel ne permet pas d’établir des documents comptables et juridiques.
Néanmoins, les PME et les grandes entreprises qui ont recours aux services d’un expert-comptable peuvent également se servir de ces logiciels.
Les logiciels plus sophistiqués
Ces logiciels offrent plus d’options et de fonctionnalités. En effet, en plus de vous proposer les comptabilités de base, ils vous permettent de réaliser votre bilan comptable. À travers la plupart de ces logiciels, vous tomberez souvent sur des fonctionnalités diverses et pratiques comme la possibilité d’envoyer des courriers aux clients qui vous doivent encore de l’argent par exemple. Le plus grand intérêt de ce type de logiciel réside dans le fait qu’il permet d’effectuer plusieurs tâches. Voilà qui vous épargnera un temps précieux dans la gestion de votre comptabilité. Cela vous évitera en outre d’utiliser plusieurs autres outils.
Définir les critères de choix
Pour établir vos critères de choix, vous devrez faire le point sur les besoins de votre entreprise. Assurez-vous que les fonctionnalités s’accordent avec votre organisation. Mais vous devez également paramétrer vos critères de choix en fonction du logiciel lui-même.
L’envergure de votre entreprise
La taille de votre entreprise sera en effet un facteur déterminant dans le choix de votre logiciel de comptabilité. Si les logiciels sophistiqués « Online » conviennent plus aux grandes entreprises, les logiciels locaux « On-premise » sont plus adaptés aux TPE et aux PME. Effectivement, cela ne signifie en aucun cas que les PME et les TPE ne peuvent pas utiliser de logiciel « Online » ou que les grandes entreprises ne doivent pas se servir d’un logiciel « On-premise ».
Votre secteur d’activité
Toujours dans le but d’écarter le risque de choisir le mauvais logiciel, si certains logiciels comptables proposent des services standardisés, d’autres logiciels comptables peuvent mettre à la disposition des entreprises des fonctionnalités spécialement dédiées à leurs activités. Ces logiciels spécifiques vous permettent alors de contrôler votre gestion et vous permettent de faire le suivi de vos activités. Pour toutes ces raisons, ils conviennent plus aux sociétés artisanales. En tenant compte de votre secteur d’activité, vous choisirez plus facilement votre logiciel de comptabilité.
Le nombre d’utilisateurs
En choisissant un logiciel en ligne payant, vous pouvez donner l’accès de vos données à un certain nombre de vos collaborateurs et à votre expert-comptable. Plus le nombre d’utilisateurs est élevé, plus votre logiciel vous coûtera cher.
Le niveau de protection du logiciel comptable
Votre logiciel comptable devra être un outil fiable. Cependant, tous les logiciels ne le sont pas toujours à 100 %. En effet, le niveau de protection proposé par les logiciels « Online » est généralement moins élevé que celui dont disposent les logiciels « On-premise ». Toutefois, parce que la taille de votre entreprise vous l’oblige, vous choisissez un logiciel en ligne. Dans ce cas, il faudra vous assurer que l’outil respecte la réglementation de conservation, sécurisation et inaltérabilité des données.
Les autres fonctionnalités
Vous devrez en effet choisir votre logiciel de comptabilité en fonction des options qu’il propose. Et pour cause, outre les fonctionnalités purement comptables, des services supplémentaires peuvent étoffer les options du logiciel. C’est là qu’il faudra que vous revoyiez vos besoins.
Il existe par exemple des modules de gestion de paie qui permettent aux entreprises qui gèrent leur paie en interne de calculer les charges sociales, d’établir les bulletins de paie… Certains logiciels peuvent même vous permettre de rédiger des contrats de travail.
D’autres logiciels comptables ajoutent des modules qui offrent aux sociétés immobilières de gérer à la fois leur comptabilité et leurs parcs d’immobilisations. En cas de cession, ces logiciels vous permettront de calculer les moins ou plus-values.
Top 10 des meilleurs logiciels comptables disponibles sur le marché
Les logiciels de comptabilités sont de vrais outils garant de la sérénité et de la pérennité de votre entreprise. Toujours dans le but de vous aider à choisir promptement le vôtre, voici une liste non exhaustive des meilleurs logiciels comptables.
Quickbooks
Les différentes options proposées par Quickbooks séduisent un grand nombre de chefs d’entreprises. En effet, ce logiciel vous permet d’élaborer des devis et des factures, mais aussi de contrôler tous vos paiements. D’autre part, Quickbooks dispose de cette capacité à être utilisé par plusieurs personnes. Attention ! Certaines mises à jour sont payantes pour les entreprises.
EBP Compta
Il s’agit d’un logiciel qui vous permet d’automatiser la gestion de votre comptabilité. Afin de profiter du support dont le logiciel dispose, votre TPE ou votre PME doit avoir au maximum cinquante salariés. En plus de vous offrir l’opportunité de donner à votre expert-comptable l’accès à vos données, EBP Compta met à votre disposition une assistance téléphonique pour vous aider dans vos démarches comptables. D’autre part, l’importation et l’exportation de vos données ne seront pas seulement facilitées, elles seront aussi paramétrables. Le petit plus de ce logiciel réside dans le fait que vous pouvez résilier l’abonnement à tout moment.
Ciel Compta
S’agissant du logiciel compta le vendu en France, Ciel Compta s’adresse aux petites entreprises qui souhaitent faire simplement et efficacement leur comptabilité. Effectivement, ce logiciel vous aide à imprimer vos journaux et votre déclaration de TVA, générer votre bilan ainsi que votre compte de résultat de manière automatique… Ses principaux avantages ? Un accompagnement à chaque étape de votre comptabilité, un tableau de bord qui vous permet de voir l’état de votre comptabilité, le pointage de votre compte bancaire, une vision précise de l’avenir de votre entreprise grâce au compte de résultat et au bilan, une personnalisation de votre comptabilité grâce à Intuiciel, etc.
Itool
Offrant un large champ d’action à tous types d’entreprises, Itool permet d’élaborer et d’éditer des devis et des factures. Ce logiciel vous donne également la possibilité de gérer dans sa globalité votre comptabilité. Mais en plus de pouvoir faire la saisie des diverses pièces comptables, vous pouvez aussi créer des documents liés à la fiscalité de votre entreprise grâce à Itool. Enfin, l’outil ergonomique de Itool facilite considérablement le suivi de votre budget et de vos états financiers.
Sage
Le logiciel Sage donne aux entreprises la possibilité de réaliser leur comptabilité générale, mais aussi leur comptabilité analytique. SAGE traite également vos données bancaires dans le but de faciliter la gestion de votre trésorerie. Par ailleurs, ce logiciel enregistre et établit des devis et des factures pour rendre plus aisées la gestion de votre volet commercial et vos procédures fiscales. N’ayant pas à envier les autres logiciels comptables, Sage peut également être utilisé par de nombreux utilisateurs.
Effectivement, ces logiciels ne sont cités qu’à titre d’exemple. Pour choisir le vôtre, la meilleure méthode sera de jeter un œil sur les comparateurs de logiciel comptable que vous trouverez sur internet.
Freebe
Freebe est une solution comptable spécialement dédiée aux freelanceurs. Grâce à freebe, ces derniers peuvent synchroniser leur comptabilité avec leur compte bancaire. Ils peuvent également créer des factures et des devis grâce à un éditeur. D’autre part, avec freebe, la gestion de votre comptabilité sera entièrement automatisée. Ajoutez à cela, le fait de pouvoir calculer vos charges, et la mise à votre disposition de l’outil timetracking qui vous permet d’évaluer la rentabilité de vos activités.
Odoo
Odoo est une grande sélection d’applications reliées entre elles. Vous bénéficierez alors d’un outil qui synchronisera votre comptabilité et vos relevés bancaires. Par ailleurs, vous pourrez garder un œil sur les paiements en ayant la possibilité de les traquer. S’ajoute à cela le fait de pouvoir générer des factures professionnelles et précises avec la plateforme. Tant d’autres options sont à découvrir sur Odoo. En tout cas, vous pourrez gérer votre comptabilité et faciliter la gestion de votre entreprise à travers une application extrêmement efficace et facile à utiliser. Par ailleurs, le large panel d’application disponible à travers Odoo saura satisfaire toutes vos demandes.
Xero
Tout en vous permettant de garder une vision précise de votre trésorerie, Xero est un logiciel comptable qui propose d’autres modules pouvant vous aider à gérer autrement votre entreprise. Peu importe la forme juridique de la vôtre, vous trouverez à travers Xero un logiciel aussi pratique que facile à utiliser. Bénéficiez d’autre part de la possibilité de configurer vos factures en fonction du type de client avec lequel vous faites une transaction. Comptez parmi tant d’autres fonctionnalités le fait de vous permettre de pouvoir payer vos employés et de traiter vos taxes.
Macompta.fr
Il s’agit d’un logiciel en ligne. De fait, là où vous avez accès à internet, vous pouvez accéder à vos données comptables. Bien que ce logiciel soit payant, les services qu’il propose sont de grandes qualités. Grâce à Macompta.fr, vous pourrez personnaliser vos factures et vos devis. D’autre part, Macompta.fr vous garantit une sécurité optimale de vos données. En effet, ces dernières seront hébergées à Roubaix, en France. Voilà de quoi rassurer les sceptiques. Ce logiciel convient à toutes les formes juridiques d’entreprise. Néanmoins, les SCI auront plus intérêt à le choisir dans le sens où il permet de gérer les immobilisations. En effet, vous pouvez calculer vos amortissements. Vous pourrez également générer des écritures d’amortissement. Tout cela se fera de manière automatisée et dans des délais moindres.
Cegid
La plus grande force de Cegid réside dans sa capacité à satisfaire tous les besoins en matière de comptabilité des différentes formes juridiques d’entreprise. En effet, les SCI pourront gérer de façon optimale leur immobilisation. Les autres entreprises ayant besoin de simplifier davantage leur système de comptabilité et de facturation seront satisfaites des nombreuses fonctionnalités que Cegid propose.
Effectivement, ces logiciels ne sont cités qu’à titre d’exemple. Pour choisir le vôtre, la meilleure méthode sera de jeter un œil sur les comparateurs de logiciel comptable que vous trouverez sur internet.
Les autres logiciels comptables
- Jepilote
- Zefyr
- ComptAE
- Tiime
- Gest4U
Comment choisir son logiciel comptable ?
À présent, vous avez tous les atouts en main pour pouvoir choisir votre logiciel. Si l’on devait résumer le tout, choisir son logiciel comptable passe par une plus grande connaissance de ses obligations en matière de comptabilité et une meilleure compréhension des besoins de son entreprise. Vous devez également connaître les critères de choix si vous ne voulez pas vous retrouver avec un logiciel comptable qui ne correspond pas à vos attentes. En effet, le choix de son logiciel de comptabilité est une opération qui demande un maximum de réflexion et de minutie, car cet outil vous accompagnera tout au long de la durée de vie de votre société.
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